Một lô hàng. Một nguồn sự thật.
Đội xuất khẩu thường mất nhiều thời gian nhập lại cùng một thông tin vào báo giá, đơn hàng, chứng từ và email trả lời khách. AI Global Hub tập trung toàn bộ dữ liệu trên một hồ sơ; AI xử lý phần lặp lại, còn đội ngũ của bạn kiểm tra và phê duyệt.
Đây là sản phẩm đang chạy
Những công việc đang tiêu tốn thời gian của đội xuất khẩu
Phần lớn thời gian không nằm ở khâu đàm phán giá mà bị phân tán giữa nhiều công cụ, khiến nhân viên phải liên tục sao chép và đối chiếu dữ liệu thủ công.
Khách hỏi ở khắp nơi
Email của người này, Zalo của người kia, Messenger của cửa hàng. Không ai chắc bản mới nhất nằm ở đâu.
Cùng một thông tin gõ bốn lần
Vào báo giá, vào đơn, vào invoice, vào packing list. Mỗi lần gõ là một lần có thể sai.
Thiếu chứng từ nhưng phát hiện quá muộn
Chỉ một trường sai cũng có thể khiến hàng bị giữ tại cảng, trong khi vấn đề thường chỉ lộ ra ở bước cuối.
Khó trả lời chính xác tiến độ đơn hàng
Nhân viên có thể tìm được câu trả lời, nhưng phải kiểm tra nhiều nguồn trước khi phản hồi khách.
Sáu bước một yêu cầu đi qua
Bấm vào một bước để xem phần mềm làm gì ở đó, dữ liệu lấy từ đâu, và điều gì phải đúng trước khi đi tiếp.
0106Chặng 1 trên 6
Hộp thư khách
- Phần mềm làm gì
- Gom thư từ email, Zalo và Messenger về một chỗ, gắn từng cuộc trò chuyện với đúng khách hàng, và giữ ghi chú cùng trạng thái đọc cho cả đội cùng thấy.
- Chỗ bị chặn
- Khi chưa kết nối kênh, hộp thư hiển thị trạng thái trống rõ ràng và không dùng dữ liệu mẫu để tạo cảm giác hệ thống đang hoạt động.
- Để lại gì
- Thư gốc giữ nguyên, kèm kênh nhận và thời điểm.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Người gửi Kênh gốc và hồ sơ khách hàng
- Thuộc khách nào Đối chiếu định danh theo kênh
- Ghi chú nội bộ Do người trong đội viết
- Đã đọc chưa Trạng thái dùng chung cả workspace
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyBáo giá
- Phần mềm làm gì
- Dựng báo giá từ danh mục hàng của bạn, áp chính sách giá bạn đã đặt sẵn, rồi để cả bản nháp vào hàng chờ duyệt.
- Chỗ bị chặn
- Báo giá lệch khỏi chính sách giá thì bị đánh dấu ngay tại đây, không đợi tới lúc gửi.
- Để lại gì
- Từng dòng giá giữ lý do và phiên bản chính sách đã dùng.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Mặt hàng và giá vốn Danh mục hàng trong workspace
- Biên lợi nhuận Chính sách giá bạn cấu hình
- Khách hàng Hồ sơ khách
- Điều khoản Mặc định của khách, sửa được
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyVòng duyệt Cần người duyệt
- Phần mềm làm gì
- Đưa bản sắp gửi vào hàng chờ, kèm dữ liệu AI đã dựa vào. Người duyệt mở ra, đọc, rồi bấm duyệt hoặc trả lại kèm lý do.
- Chỗ bị chặn
- Đây là điểm kiểm soát bắt buộc; quy trình chỉ được tiếp tục sau khi có người phê duyệt.
- Để lại gì
- Ai duyệt, lúc nào, trên đúng bản nào, và lý do nếu trả lại.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Ai duyệt Phân theo vai trò và giá trị đơn
- Cảnh báo Kết quả kiểm chính sách giá
- Trạng thái Chờ duyệt, đã duyệt, hoặc trả lại
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyĐơn hàng
- Phần mềm làm gì
- Chuyển báo giá đã duyệt thành đơn, mở dòng theo dõi tiền về, và ghi lại mọi thao tác sau đó trên đơn.
- Chỗ bị chặn
- Chỉ báo giá đã duyệt mới lên đơn được. Bản nháp không có đường đi tiếp.
- Để lại gì
- Đơn giữ đường dẫn ngược về báo giá và lần duyệt đã cho phép nó.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Nội dung đơn Báo giá đã duyệt
- Điều khoản thanh toán Hồ sơ khách hàng
- Lịch sử thao tác Ghi tại thời điểm thao tác
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyChứng từ
- Phần mềm làm gì
- Ráp bộ chứng từ cho đơn, sinh proforma, và quản lý việc tải lên tải về có kiểm tra quyền.
- Chỗ bị chặn
- Thiếu trường bắt buộc thì bộ chứng từ dừng ở đó và chỉ đích danh trường thiếu.
- Để lại gì
- Mỗi tài liệu ghi lại nó được dựng từ bản dữ liệu nào.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Nội dung chứng từ Dữ liệu đơn đã duyệt
- Proforma Sinh từ chính đơn đó
- Tệp đính kèm Do người trong đội tải lên
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyThư gửi khách Cần người duyệt
- Phần mềm làm gì
- Soạn thư trả lời hoặc thư báo tiến độ cho người mua, rồi giữ nó lại chờ duyệt.
- Chỗ bị chặn
- Đây là điểm kiểm soát bắt buộc thứ hai. Hệ thống chỉ gửi khi yêu cầu tương ứng đã được phê duyệt, đồng thời kiểm tra trạng thái tại API và một lần nữa trong cơ sở dữ liệu khi ghi.
- Để lại gì
- Bản đã gửi lưu kèm người duyệt và nội dung đúng tại thời điểm gửi.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Nội dung thư Dữ liệu đã xác nhận ở các bước trước
- Người nhận Kênh và định danh của khách
- Bản đã sửa Do người duyệt chỉnh trước khi gửi
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyMỗi kênh có một quy trình riêng trên cùng nền tảng
Đơn B2B, bán lẻ, sàn thương mại điện tử và đại lý không đi qua cùng một hành trình. Hãy chọn từng kênh, sắp xếp các bước theo cách đội ngũ đang vận hành và nối lại luồng xử lý; hệ thống sẽ lưu cấu hình riêng cho từng kênh.
Mỗi dòng dữ liệu đều dẫn về nguồn gốc
Một báo giá chỉ sẵn sàng để phê duyệt khi từng dòng có thể được kiểm chứng. Vì vậy, mỗi giá trị đều giữ liên kết về nguồn và những trường chưa có bằng chứng sẽ được để trống.
Chọn một dòng để xem nguồn
RFQ-2026-0418 · đoạn 2
…chúng tôi cần báo giá cho đơn hàng đầu tiên, giao trong tháng 7, điều kiện FOB. 1.000 chiếc ghế gỗ sồi
Hình minh hoạ, dữ liệu mẫu
Những gì chúng tôi bảo đảm
Chưa duyệt thì không gửi
Kiểm ở hai lớp: khi gọi API, và một lần nữa trong cơ sở dữ liệu lúc ghi.
Không có số vô chủ
Thiếu nguồn thì để trống và đánh dấu, chứ không điền một con số nghe hợp lý.
Dữ liệu ở yên trong workspace của nó
Danh mục hàng, khách và chứng từ không đi ra khỏi workspace.
Xem lại được từng lượt
Từ thư khách tới thư gửi đi, có mốc thời gian và người chịu trách nhiệm.
Bốn câu đội xuất khẩu hay hỏi
Chúng tôi đã có phần mềm quản lý rồi, có phải bỏ không?+
Bạn không cần thay thế phần mềm hiện tại đang quản lý sổ sách và tồn kho. AI Global Hub đảm nhiệm lớp công việc phía trên, gồm đọc yêu cầu, chuẩn bị báo giá, vận hành vòng duyệt, lập bộ chứng từ và soạn thư; số liệu đã chốt vẫn được chuyển về hệ thống của bạn.
AI có tự gửi email cho khách của chúng tôi không?+
Không, và không có chế độ nào bật được. Mọi thư hướng ra người mua đều nằm chờ duyệt. Chúng tôi kiểm chuyện đã duyệt hay chưa ở hai chỗ, một lần khi gọi API và một lần nữa ngay trong cơ sở dữ liệu lúc ghi, nên không có đường vòng nào.
Dữ liệu giá và khách của chúng tôi có bị đem đi huấn luyện không?+
Dữ liệu được giữ trong workspace của bạn và không được dùng để huấn luyện mô hình. Chi phí gọi mô hình cũng có hạn mức riêng; khi đạt hạn mức, giao diện hiển thị rõ chế độ vận hành hiện tại.
Bao lâu thì có thể đánh giá kết quả?+
Chúng tôi khuyên bắt đầu với một chặng cụ thể, thường từ yêu cầu của khách đến báo giá, rồi chạy song song với quy trình hiện tại. Sau một tháng, bạn sẽ có số liệu thực tế để so sánh thay vì chỉ dựa vào bản demo.
Ngành khác, cùng một cách làm
Cả ba ngành cùng tuân theo một bộ nguyên tắc: mọi dữ liệu đều có nguồn, nội dung gửi ra ngoài phải được phê duyệt và mỗi lượt chạy đều có thể xem lại. Nếu đội ngũ của bạn vận hành trên nhiều ngành, các quy trình vẫn được quản lý trên cùng một nền tảng.
Bắt đầu từ thư khách tới báo giá
Đây thường là chặng tiêu tốn nhiều thời gian nhưng cũng dễ đo lường nhất. Hãy triển khai và đánh giá trong một tháng trước khi mở rộng sang quy trình chứng từ.